Talen

Klantcase Promens

‘MET BI4DYNAMICS IS ER VERTROUWEN IN DE CIJFERS’

Bert Promens

Bert Matser, Business Intelligence Manager

Jullie zijn bezig om MS Dynamics AX 2012 uit te rollen over al jullie vestigingen. Kun je daar iets over vertellen?


‘Binnen onze vestigingen en productiefaciliteiten wordt gewerkt met verschillende ERP-pakketten. Dat is natuurlijk niet optimaal, vooral omdat er een grote behoefte bestaat aan eenduidige informatie. We hebben ons procesmodel onder de loep genomen en direct ook gekeken naar de sturing. Daarom werken we nu aan de grondvesten voor Business Intelligence. We bouwen de basisversie van het Data Warehouse en de Cubes (de Business). Wanneer dat stevig staat gaan we ons richten op KPI’s (de Intelligence).’

Jullie zijn er vroeg bij met de implementatie van BI, waarom is dat?


‘Tijdens het ontwikkeltraject van Microsoft Dynamics AX 2012 zijn we samen met Hillstar al begonnen met de technische architectuur en de eerste set OLAP cubes. Zo zijn we klaar voor de toekomst. Wij wisten dat AX niet standaard alle informatie levert die wij nodig hebben voor de bedrijfsvoering en juist díe informatie is voor ons van kritisch belang. Het leek ons beter om in de beginfase al te investeren in een flexibele rapportagetool waarmee gebruikers ook zelf aan de slag kunnen (self-service BI), in plaats van rapporten in beton te gieten. Dat betaalt zich op de lange termijn dubbel en dwars terug, doordat toekomstige informatiebehoeften al voor een groot deel worden afgedekt. De kunst is om nu al te voorzien wat straks belangrijk is’.

Je begrijpt, het is belangrijk dat men de cijfers kan vertrouwen

Waar gebruiken jullie BI4Dynamics concreet voor?


‘Wij zien het als een mogelijkheid om op een flexibele manier eenduidige informatie te kunnen verschaffen die nodig is voor het runnen van de business. Niet alleen voor de maandelijkse rapportage maar ook als onderdeel van onze dagelijkse bedrijfsvoering. Het is enorm belangrijk dat de gegevens die worden gerapporteerd op dezelfde definities zijn gebaseerd. Met onze eerste set Cubes weten we zeker dat de maandelijkse rapportages op de juiste data zijn gebaseerd en dat het veilig is om gebruikers zelf ad hoc rapportages te laten maken. Je weet gewoon zeker dat het klopt.’

BI is vaak nog een zaak van de IT-afdeling; hoe kijken jullie daar tegenaan?


‘Dat klopt, maar dan is de toegevoegde waarde te klein. De kracht van Business Intelligence is juist dat deze aansluit bij de informatiebehoefte van de business. Wij willen dat op elk niveau in de organisatie bereiken. BI is niet alleen bedoeld om de beperkte rapportagemogelijkheden van AX op te vullen; het is een veel groter platform dat bedrijfsbreed de juiste informatie genereert. Kort gezegd: we hebben nu AX2012 met daar bovenop een Business Intelligence omgeving die nu gedefinieerd is door de business. Zo kan bijvoorbeeld sales een bepaald informatieverzoek bij ons indienen. Dit kunnen we eenvoudig leveren: alle informatie is er, we hoeven het er alleen maar uit te halen.

 

Deze manier van werken zorgt voor een veel grotere interactie binnen de organisatie. Je begrijpt, het is belangrijk dat men de cijfers kan vertrouwen. Het management gebruikt ze voor de aansturing en voor interne en externe meetings. Wij moeten ervoor zorgen dat we de mogelijkheden laten zien en dat de rapportages kloppen. De business is kritisch en veeleisend en heeft snel zijn oordeel klaar, al of niet terecht. Als het idee ontstaat dat de informatie niet klopt of de kwaliteit tekortschiet, neemt men snel weer afscheid en ontwikkelt eigen rapportagemethodes. daarom testen we de oplossing vooraf grondig, zodat we de kwaliteit kunnen waarborgen. Dan gaat het leven en wordt het een integraal deel van de business.’