Talen

Welke KPI is interessant en welke niet? Levendige discussie tijdens Round Table sessie

Welke KPI is interessant - Round Table Hillstar

Welke KPI is interessant en welke niet? Levendige discussie tijdens Round Table sessie

Hoe bepaal je een KPI? Vraag een willekeurige groep mensen wat ze belangrijk vinden en ze hebben ongetwijfeld verschillende ideeën én belangen. De vraag is dus niet zo zeer wat ze willen zien, maar welke vraag ze zichzelf (en de organisatie) willen stellen? En of hetgeen ze willen zien ook daadwerkelijk waarde heeft.

Deze discussie voerden we tijdens de Round Table sessie die we met de DynamicsHUB en een van onze klanten, de Brink Groep organiseerden. Een bijeenkomst als deze is altijd best spannend, want de inhoud ervan moet prikkelend en vernieuwend zijn. Hillstar wil het vermogen leveren te verbeteren, dus die lijn trekken we tijdens dit soort sessies graag door. Het was een succes! Dus delen we onze bevindingen graag.

De meest opvallende discussie vond plaats omtrent de vraag hoe je een KPI, en de norm die daarmee te maken heeft, bepaalt. Door het gemêleerde gezelschap van finance, IT en business analisten werd de discussie gevoed vanuit verschillende oogpunten en leidde dit tot nieuwe inzichten bij de deelnemers. Ook de verschillende branches (automotive, finance, retail, industrie) maakten dezelfde vraagstukken toch weer verschillend.

Want hoe bepaal je die KPI’s nu precies? Alles tonen leidt tot niets, evenals niets tonen.

KPI-bepaling kan op verschillende manieren. De basis is dat iedereen het over dezelfde KPI heeft en weet dat deze bestaat. Identificeren en definitiebepaling. Wat volgt is de bepaling uit welke bron de data (informatie) moet komen. Is deze data kwalitatief goed? Zijn er aanpassing nodig of verrijking? Zijn alle gegevens ook relevant en kunnen we bronnen combineren?

Met het doorlopen van deze fases staat er een goede basis. Echter is de moeilijkste fase de fase waarbij er bepaald wordt welke normen er gehanteerd worden. Voor een aantal is dat vaak eenvoudig. Financiële- en productiedoelen zijn vaak strategisch bepaalt, historisch zijn er goede indicaties en de verwachtingen zijn duidelijk. Lastiger KPI’s zijn bijvoorbeeld ziekteverzuim, medewerkerbehoud en klanttevredenheid. Historische data (indien beschikbaar) en marktcijfers kunnen hierbij helpen. In een beginfase kan het ook verstandig zijn om de normen nog flexibel of ruim te houden. Daardoor ontstaat niet direct een gevoel van ondermaats presteren.

Als we weten welke KPI’s tegen welke normen er benodigd zijn, begint de visualisatiefase. In deze fase worden de rapporten opgemaakt die de medewerkers gaan gebruiken. Houdt hierbij rekening met je publiek. Een controller is gewend aan cijfers en details en waardeert het als hij deze kan blijven zien, al dan niet door een ‘downdrill’ optie. Een sales-collega is over het algemeen gevoeliger voor duidelijke visualisaties zodat snel gezien kan worden hoe het met zijn pijplijn gaat, zijn target en welke klanten er in zijn top 10 zitten. Een supply chain manager wil een snel overzicht over zijn proces en wil zien waar de knelpunten zitten. Zo heeft iedere medewerker een andere behoefte.

Hillstar standaard Power BI oplossingen voor Exact, Dynamics en Snelstart

Ook bezig met Power BI? Lees hoe wij Power BI implementeren in ons whitepaper!

Focus op adoptie voor succes

De gasten van de Round Table werken voor een deel al met BI oplossingen, waaronder de standaard BI oplossing voor AX/D365FO van Hillstar. Zij waren het erover eens, dat de adoptie van de oplossing zeer belangrijk is voor de slagingskans van de implementatie. Dit werd het best bereikt door de betrokken afdelingen (bv. verkoop of financieel) vroegtijdig te betrekken bij het implementatie proces. De medewerkers worden zo niet verrast door een nieuwe tool, maar creëerde zelf een oplossing die waarde toevoegt aan de dagelijkse werkzaamheden. Dit leidt tot enthousiasme, wat leidt tot een hoge mate van adoptie onder de gebruikers van de oplossing. Na implementatie is onderhoud en training van (nieuwe) medewerkers van belang, evenals de doorontwikkeling van (nieuwe) KPI’s en normen.

Alle Round Table deelnemers zijn overtuigd van de waarde van BI en hebben uitgesproken met elkaar in contact te willen blijven om te blijven leren van elkaars ervaringen. Wij waren trotse gastheer van de deelnemers en nodigen iedere organisatie met vergelijkbare vraagstukken uit om met ons in contact te komen. Wij delen graag onze kennis en leren ook graag van uw vraagstukken!

In contact komen met Hillstar? Bel dan nu 0318 – 561 055 of mail naar info@hillstar.nl