Talen

10 Tips & Tricks om van je Power BI rapportage een visueel feest te maken!

hillstar-ipad-tablet-touch-business-intelligence

10 Tips & Tricks om van je Power BI rapportage een visueel feest te maken!

Data transformeren naar visualisaties is een kunst. Als je het goed doet is de impact die je met de visualisatie kunt bereiken een stuk groter dan wanneer je maar wat uitprobeert. Business Intelligence is bedoeld om mensen binnen de organisatie te laten leren van dingen die nog niet optimaal zijn. Je laat ze door de rapportages uit Microsoft Dynamics 365, Dynamics AX of Dynamics NAV zien waar verbetering mogelijk is en zodoende ook meer winst te behalen valt. Gebruikersadoptie is een belangrijk punt bij BI. Om die reden hebben we een lijst gemaakt met 10 Tips en Tricks om van je rapportage een visueel feest te maken. 

Tip 1: Denk aan je publiek

De eerste tip heeft invloed op alle volgende tips. Als je verantwoordelijk bent voor de informatie die je collega’s krijgen, is het belangrijk dat je onderzoekt wat voor hen interessant is. Voor het hoofd van de afdeling orderpicking zijn de financiële cijfers niet interessant. Hij heeft ook geen baat bij 20 verschillende visuals. Het gaat erom dat de gebruiker in één oogopslag begrijpt wat er aan de hand is en direct opmerkt wat er moet verbeteren. Denk daarom vanuit degene die het rapport of dashboard gaat gebruiken.

Tip 2: Maak de belangrijkste informatie het grootst en toon het op de juiste plek

Wanneer wij deze tip bij onze klanten geven, wordt vaak wat laconiek gereageerd. ‘Ja, natuurlijk doen we dat’. Als wij later kijken wat er van die tip terecht is gekomen, zijn we inmiddels niet meer verbaasd. Er staat een grote brei aan informatie. Wie haalt daar nog wat uit? Maak daarom belangrijke dingen groot en/of geef het een kleurtje.

Tip 3: Kies de juiste visual bij een onderwerp

Open deur? Klein beetje. Maar ook hier gaat het vaak mis. Trends inzichtelijk maken, gaat het makkelijkst met een simpele lijngrafiek. Bubble charts, tree maps, radar charts. Allemaal erg mooi, maar niet altijd het meest doeltreffend.

Tip 4: Voeg een landkaart toe

Een krachtige visual binnen Power BI is de landkaart. Het ziet er cool uit, maar geeft ook een goed gevoel in welk deel van het land een ontwikkeling plaatsvindt. Een retailer kan zo in één overzicht zien welke winkel onder of boven target ligt. De toepassing van de landkaart is eindeloos. Zo kun je ook voorraadlocaties in kaart brengen of zien waar klanten zitten waar u al langere tijd geen deals mee heeft gedaan. Zo kun je een route langs verschillende bedrijven uitstippelen. Je kunt de landkaart inzetten op allerlei markten en verschillende toepassingen.

Power BI for any device

Ontdek de waarde van Power BI

Tip 5: Geef de juiste kleur aan een resultaat

Goede resultaten kleuren groen, slechte resultaten kleuren rood. Dit heet Color Formatting. Het werkt zoals een verkeerslicht. We associëren goed en fout zonder het resultaat te zien door de kleur die het heeft. Het is een heel simpel principe, maar daarmee ook heel krachtig. Iedereen begrijpt het en iedereen snapt welke processen sturing nodig hebben.

Suggestie: Gebruik de bedrijfskleuren in je Power BI rapportage. Dit versterkt de verbondenheid met de onderneming.

Tip 6: Niet teveel informatie op een pagina

Het doel van een rapport is kennis vergaren over resultaten. Het is verleidelijk om alle beschikbare data over een onderwerp of afdeling in een rapport te zetten. Maar daarmee wordt het zo lastig te zien waar jij je als verantwoordelijke op moet focussen, dat het het doel voorbij schiet. Dus als er heel veel informatie beschikbaar is, moet eerst worden bekeken welke data interessant is voor welke rol en kijken welke informatie gebundeld moet worden om vervolgens tot een kwalitatief rapport te komen.

Tip 7: Combineer verschillende databronnen

De kracht van Business Intelligence is dat je data kunt combineren en daarmee dus vanuit verschillende hoeken naar een bepaald onderwerp of resultaat kunt kijken. Het is heel simpel om via Power BI data in Excel te koppelen aan de bestaande NAV of AX omgevingen. Om een voorbeeld te geven: Stel je houdt in Excel budgetten bij. Die wil je in een rapport graag zien met de actuele resultaten. Met Power BI is dat simpel te realiseren. Bijna alle bronsystemen zijn te koppelen aan Power BI. Daarom, combineer data met elkaar zodat je een nieuw perspectief op de zaak kunt krijgen.

Tip 8: Imponeer al uw collega’s met live data in Powerpoint

Gouden Powerpoint regel is: Beeld je verhaal uit in plaatjes. Tijdens je kwartaaloverleg kun je met Power BI en Powerpoint een grandioze presentatie houden. Gewoon jouw dagelijkse rapport in Powerpoint. Het is niet moeilijk en wel heel doeltreffend.

Tip 9: Breng verschillende detailniveau’s aan in je rapportage

Door verschillende detailniveaus aan te brengen, zorg je dat je kunt ‘downdrillen’. Je wilt tot de kern van een probleem kunnen rapporteren. Dat kan door bijvoorbeeld van organisatieniveau naar afdelingsniveau te gaan. Dan vanuit daar een stap verder naar teamniveau en dan misschien zelfs op individueel niveau kijken wat er aan de hand is. Dat wil je vervolgens kunnen doen over een periode van een week, maar ook over een maand om te zien of er een trend te zien is. Zo zijn er veel verschillende niveaus te bedenken en kun je binnen een handomdraai de vinger op de zere plek leggen.

Tip 10: Houd het simpel!

Er zijn nog veel meer tips, maar we laten het bij 10. Dat doen we om jou niet direct kopje onder te laten gaan in een lang verhaal over visualisaties. Dat moet je met rapportages ook doen. Denk aan je doelgroep en houd het simpel. Je kunt beter twee overzichtelijke rapporten hebben die ieder een duidelijk verhaal vertellen, dan 1 overzicht waar je na twee seconden al niet meer naar wilt kijken. Bedenk je daarom regelmatig: ‘Zou ik hier zelf blij van worden om naar te kijken?’. Als dat zo is, heb je het goed gedaan en kun je het net gemaakte rapport naar de gebruiker sturen.

Veel rapporteerplezier!

Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedInShare on Google+Email this to someone